Mardi dernier, nous avons eu une soirée sur Mail, le logiciel de courrier électronique d'Apple, qui fût animée par Lilian.

Il nous a préparé une jolie présentation avec un slide Keynote.

Fonctionnement des serveurs de courrier

Lilian a commencé par expliquer le fonctionnement des échanges entre les Macs (ou PC) et les serveurs de courrier (on dit plus souvent mail à l'américaine, ou mèl en francisé). Il existe deux protocoles courant pour récupérer ses mails et un protocole pour les envoyer, un protocole étant une façon de communiquer (comme une langue).

Les serveurs de mails sont en général de gros serveurs appartenant aux fournisseurs d'accès (Orange, Free, Neuf, etc ...) ou à des fournisseurs de services (GMail/Google, Hotmail/Microsoft, ...).

Du coté de l'utilisateur on se sert soit d'un logiciel de courrier électronique (Mail d'Apple, Entourage/Outlook de Microsoft, Thunderbird de Mozilla, etc ...), ou on accède à son courrier par un navigateur Web, ce qu'on appelle un webmail. Mais la soirée sera essentiellement consacrée au fonctionnement avec le logiciel Mail d'Apple, même si nous avons évoqué les autres.

Pour revenir à la théorie, le logiciel de mail de l'expéditeur envoie le message à un serveur d’envoi "smtp" (simple mail transfert protocol), ce serveur d'envoi se débrouille ensuite pour faire parvenir le message au serveur qui gère la boite mèl du destinataire. Le serveur smtp a souvent un nom similaire mais qui varie en fonction de l'opérateur/fournisseur. Par exemple : smtp.orange.fr, smtp.free.fr, smtp.neuf.fr, etc ... La plupart du temps ce service utilise le numéro de port 25 (un port est un service dans un réseau et chaque service a un numéro de port différent pour ne pas les confondre. Le plus connu est http, numéro 80).

Le destinataire va à son tour relever son courrier sur un serveur de réception. Pour cela il utilise un des deux protocoles de récupération des courriers, POP ou IMAP.

POP (Post Office Protocol) est le plus simple et permet de relever le courrier et de l'avoir dans son logiciel de courrier. Le contenu est copié dans l'ordinateur et on peut continuer à lire ses mails (ceux déjà reçu) même si on n'est pas connecté à Internet. En général il utilise le port 110.
Une fois que le message est lu et récupéré, il est effacé du serveur au bout d'une période de temps définie par l'utilisateur dans son logiciel. S'il utilise un deuxième ordinateur, il récupèrera les mêmes courriers, s'ils n'ont pas été effacés par l'autre client mèl avant.

IMAP (Internet Message Access Protocol), est un protocole (sur le port 993) plus adapté à l'utilisation d’une boite mèl sur plusieurs ordinateurs. Dans ce cas, seul l'entête du message est automatiquement récupéré, mais le contenu du courrier est lu à distance depuis le logiciel Mail. On peut néanmoins copier le mail en local dans les répertoires personnels. Le gros avantage c'est que si on a lu un message sur son Mac, et qu'on consulte sa boite sur un autre Mac/produit mobile, on verra qu'il a déjà été lu, s'il y a eu une réponse, s'il a été réexpédié, etc ... L'accès IMAP n'est pas disponible chez tous les fournisseurs. Tous les messages doivent rester sur le serveur de réception. Cette solution est donc possible si on dispose d'un espace suffisant pour stocker ses mails.
C'est le cas de notre adresse de contact sur le site, paramétré en IMAP, afin que les gestionnaires voient si les messages ont été déjà lus par l'un d'entre eux et si quelqu'un a déjà répondu à l'intéressé.

Paramétrage de mail

Lilian va ensuite montrer le paramétrage de ces options dans Mail, avec la saisie des paramètres des comptes SMTP ainsi que POP/IMAP selon le choix. Vous pouvez bien sur configurer autant de comptes mail que vous voulez et avoir à la fois des comptes POP et IMAP. Par contre le même compte ne doit PAS être configuré en POP et en IMAP.

Il est conseillé de configurer correctement le délai de récupération des mails, si possible tout les 10 minutes ou plus, pour limiter le nombre de connexions aux serveurs de mail (qui peuvent ensuite ne plus répondre si trop sollicités).

Options et règles.

Les destinataires se répartissent en trois catégories, selon le rôle qu'on leur donne. En haut du mèl, dans la ligne "A:", vous indiquerez les destinataires principaux. Dans "Cc" (copie carbone), on indique les gens que l'on met en copie pour information, et enfin dans "Cci" (copie carbone invisible), on indique les gens que les mets en copie, mais que les autres destinataires ne verront pas.

Lorsque l'on souhaite envoyer un message à plusieurs personnes sans pour autant leur permettre de récupérer les mails de tous (surtout s’ils ne se connaissent pas), on peut ne pas indiquer de destinataire dans les champs "A", mais tous les indiquer dans "Cci".

On peut déplacer automatiquement les mails reçus dans des dossiers en créant des règles dans les préférences. On pourra ainsi diriger les courriers des Gones du Mac directement vers un répertoire personnel "Mac". Ceci évite d'avoir trop de courriers nouveaux en vrac dans la boite de réception, et d'avoir un pré-classement.

Mail sait gérer les courriers indésirables en apprenant à la reconnaitre grâce aux indications de l'utilisateur. Dans un premier temps, il est préférable de conserver les mails marqués comme indésirables dans la boite de réception pour mieux les contrôler. Dès que l'on estime que le système est performant, on peut demander à Mail de déplacer directement les mails dans la boite de Courriers indésirables, tout en prenant soin de vérifier de temps en temps. Pour que le système apprenne, il est important de bien marquer les mails indésirables avant de les supprimer et d'indiquer les mails qui n'étaient pas indésirables. Mail peut également faire confiance aux entête (du type ***SPAM***) ajouté par votre fournisseur de mails. Ceux-ci repèrent les mails envoyés en nombre à leurs abonnés, rédigés dans une autre langue que la votre, ou ne comportant que des liens ou des images.

Mail travaille avec les autres applications de Mac OS X dont le Carnet d'adresse. Les noms ou surnoms entrés dans le Carnet d'Adresse permettent d'envoyer un mail en tapant les premières lettres de ceux-ci. Si on envoie régulièrement des mails à un groupe identique de personnes, on peut créer un groupe dans Carnet d'adresse. Mail remplacera le nom du groupe par les mails de chaque membre.

Le calendrier est aussi connecté au logiciel Mail et quand vous créez des rendez-vous, vous ajoutez des contacts du carnet d'adresse et les mails d'invitation sont automatiquement envoyés (si les contacts ont une adresse mail).

Il est aussi très facile d'envoyer des photos depuis iPhoto, en sélectionnant quelques photos puis avec un appui sur l'icône Mail. Le mail est automatiquement créé. Il suffit d'ajouter les destinataires.

Enfin, le statut de connexion des contacts sous iChat est aussi visible. Il y aura un point vert (disponible) ou un point rouge (indisponible) devant le nom de la personne si elle est connectée et dans un de ces états.